Sổ tay chất lượng

 PHẦN 1

GIỚI THIỆU CHUNG

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Sổ tay chất lượng của Sở Công thương Hà Tĩnh thiết lập nhằm xác định các yếu tố của Hệ thống quản lý chất lượng áp dụng cho các hoạt động hành chính, mô tả các quá trình trong hệ thống, đồng thời viện dẫn các quy trình hoặc tài liệu áp dụng trong hệ thống để đảm bảo các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu chế định, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Với các phòng và tương đương (dưới đây gọi chung là phòng), công chức cơ quan Văn phòng sở: Sổ tay chất lượng được sử dụng như là tài liệu để chỉ dẫn, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Sổ tay chất lượng cũng được cấp cho các bên quan tâm để cung cấp các thông tin về hệ thống quản lý của Sở.

Sổ tay chất lượng là tài liệu thuộc hệ thống chất lượng do vậy được kiểm soát đúng theo yêu cầu của quy trình kiểm soát thông tin QT.SCT.01

           

GIỚI THIỆU VỀ SỞ CÔNG THƯƠNG TỈNH HÀ TĨNH

1.1. Một số thông tin tóm tắt:

Tên đơn vị: Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh

Địa chỉ: số 02 - Đường Trần Phú - TP. Hà Tĩnh

Điện thoại: 02393.857084

Fax: 02393.851358

Website: http://www.socongthuong.hatinh.gov.vn

1.2. Lịch sử hình thành

Tháng 8/1991, tỉnh Nghệ Tĩnh lại được chia tách thành 2 tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh. Cùng với những khó khăn của tỉnh sau khi mới được tái lập, ngành Công nghiệp và Thương nghiệp bước vào thời kỳ mới với nhiều vất vả, thiếu thốn về cơ sở vật chất; vốn hoạt động của doanh nghiệp thiếu trầm trọng, thu nhập dân cư thấp, thị trường hạn chế… Mặc dù vậy, chỉ sau một thời gian ngắn, ngành Công nghiệp và Thương nghiệp Hà Tĩnh đã nhanh chóng thích ứng với điều kiện hoàn cảnh mới, vươn lên hoàn thành các nhiệm vụ được giao, góp phần tích cực vào phát triển kinh tế - xã hội tỉnh nhà.

Thực hiện Nghị quyết của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ nhất, ngày 31/7/2007 về cơ cấu tổ chức của cơ quan Chính phủ, Bộ Công Thương được tái lập trên cơ sở hợp nhất Bộ Thương mại và Bộ Công nghiệp. Thực hiện nội dung các Nghị định của Chính phủ, Sở Công Thương Hà Tĩnh cũng được thành lập theo Quyết định số 842/QĐ-UBND ngày 31/3/3008. Sau khi hợp nhất, lãnh đạo Sở Công thương đã tập trung chỉ đạo các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tiến hành lập phương án sắp xếp, ổn định tổ chức bộ máy, bám sát chức năng nhiệm vụ, phối hợp chặt chẽ với các Sở, ngành, địa phương triển khai các chương trình, công tác của ngành theo sự phân công của UBND tỉnh. Mặc dù phải đối mặt với bộn bề khó khăn sau khi hợp nhất nhưng ngành đã hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm trên lĩnh vực Công Thương.

1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ:

Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Công Thương thực hiện theo Quyết định số 48/2015/QĐ-UBND ngày 21/9/2015 của UBND tỉnh Hà Tĩnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Công Thương; Quyết định số 13/2018/QĐ-UBND ngày 07/5/2018 của UBND tỉnh Hà Tĩnh sửa đổi khoản 2, Điều 3 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Công Thương kèm theo Quyết định số 48/2015/QĐ-UBND, cụ thể:

          1.3.1. Về cơ cấu tổ chức của Sở

1. Giám đốc Sở Công Thương	6. Phòng kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp
2. Các phó giám đốc Sở	7. Phòng Quản lý Năng lượng
3. Văn phòng	8. Thanh tra Sở
4. Phòng Quản lý Công nghiệp	9. các đơn vị trực thuộc Sở
5. Phòng Quản lý Thương mại

1.3.2: Chức năng nhiệm vụ:

1.3.2.1. Vị trí, chức năng

Sở Công Thương Hà Tĩnh là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về lĩnh vực công thương bao gồm các ngành và lĩnh vực: Cơ khí; luyện kim; điện; năng lượng mới; năng lượng tái tạo; dầu khí; hoá chất; vật liệu nổ công nghiệp; công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản (trừ vật liệu xây dựng); công nghiệp tiêu dùng; công nghiệp thực phẩm; công nghiệp chế biến khác; an toàn thực phẩm, lưu thông hàng hoá trên địa bàn tỉnh; xuất khẩu; nhập khẩu; thương mại biên giới; quản lý thị trường; xúc tiến thương mại; thương mại điện tử; dịch vụ thương mại; hội nhập kinh tế; quản lý cạnh tranh; chống bán phá giá; chống trợ cấp; bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; khuyến công; quản lý cụm công nghiệp; công nghiệp hỗ trợ; quản lý và tổ chức thực hiện dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật.

Sở Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Công Thương.

1.3.2.2  Nhiệm vụ, quyền hạn:

* Tham mưu, trình UBND tỉnh:

- Dự thảo quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, đề án, biện pháp, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về phát triển ngành công thương trên địa bàn;

- Dự thảo các quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của UBND tỉnh về lĩnh vực công thương;

- Dự thảo quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở;

- Dự thảo văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Sở; dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo phụ trách lĩnh vực công thương của Phòng Kinh tế hoặc Phòng Kinh tế và Hạ tầng thuộc UBND các huyện, thành phố, thị xã.

* Tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh:

- Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia, tách, giải thể các tổ chức, đơn vị thuộc Sở theo quy định của pháp luật;

- Dự thảo các quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND tỉnh về lĩnh vực công thương;

- Hướng dẫn, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình và các quy định về phát triển công thương sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về lĩnh vực công thương.

- Giúp UBND tỉnh chủ trì, kiểm tra, thẩm định thiết kế các dự án đầu tư xây dựng, chất lượng các công trình thuộc ngành công thương trên địa bàn tỉnh theo phân cấp; cấp, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi các loại giấy phép, chứng nhận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của Sở Công Thương theo quy của pháp luật, sự phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh.

* Về công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp:

- Về cơ khí và luyện kim: Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim, phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ - điện tử trọng điểm, các sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao, kết hợp kỹ thuật cơ khí, tự động hóa, điện tử công nghiệp trên địa bàn tỉnh.

- Về công nghiệp hỗ trợ: Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, cơ chế, chính sách phát triển ngành công nghiệp hỗ trợ trên địa bàn tỉnh.

- Về điện lực, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả

+ Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển điện lực, phát triển việc ứng dụng năng lượng mới, năng lượng tái tạo, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả trên địa bàn tỉnh;

+ Tổ chức tập huấn kiến thức pháp luật về hoạt động điện lực và sử dụng điện cho đơn vị điện lực tại địa bàn tỉnh; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, an toàn điện cho nhân viên, công nhân kỹ thuật thuộc các tổ chức quản lý điện nông thôn, miền núi và hải đảo;

+ Tổ chức triển khai thực hiện phương án giá điện trên địa bàn tỉnh sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Về công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản (trừ khoáng sản làm vật liệu xây dựng và sản xuất xi măng)

+ Chủ trì, phối hợp với các ngành liên quan tổ chức thực hiện quy hoạch thăm dò, khai thác, chế biến và sử dụng các loại khoáng sản sau khi được phê duyệt theo thẩm quyền;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật, công nghệ, an toàn vệ sinh trong khai thác mỏ và chế biến khoáng sản trên địa bàn tỉnh.

- Về hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, các loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật an toàn và bảo vệ môi trường

+ Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp và các loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật an toàn trên địa bàn tỉnh;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan của tỉnh kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng, bảo quản, kinh doanh và vận chuyển hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng và các loại máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật an toàn theo quy định của pháp luật;

+ Triển khai thực hiện các nội dung quản lý về bảo vệ môi trường trong lĩnh vực công thương theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện quy hoạch và các chính sách phát triển ngành công nghiệp môi trường.

- Về an toàn thực phẩm, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác

+ Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành sau khi được phê duyệt, gồm: Dệt - may, da - giầy, giấy, sành sứ, thủy tinh, nhựa, rượu, bia, nước giải khát, sản phẩm sữa chế biến, dầu thực vật, sản phẩm chế biến bột, tinh bột, bánh, mứt, kẹo, bao bì chứa đựng và các sản phẩm khác;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn chất lượng sản phẩm công nghiệp, an toàn vệ sinh, môi trường công nghiệp; an toàn thực phẩm từ khâu sản xuất, chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh đối với các loại rượu, bia, nước giải khát, sản phẩm sữa chế biến, dầu thực vật, sản phẩm chế biến từ bột, tinh bột, bánh, mứt, kẹo, bao bì chứa đựng và các sản phẩm khác, an toàn thực phẩm đối với các chợ, siêu thị và các cơ sở thuộc hệ thống dự trữ, phân phối hàng hóa thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Sở;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về phòng, chống thực phẩm giả, gian lận thương mại trên thị trường đối với tất cả các loại thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm, dụng cụ, vật liệu bao gói chứa đựng thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Sở.

- Về khuyến công

+ Chủ trì, tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với hoạt động khuyến công;

+ Triển khai chương trình, kế hoạch, đề án khuyến công tại địa phương với các hoạt động thực hiện bằng nguồn kinh phí khuyến công quốc gia và các hoạt động thực hiện bằng nguồn kinh phí khuyến công địa phương;

+ Hướng dẫn các tổ chức, cá nhân triển khai thực hiện đề án khuyến công tại địa phương; đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động khuyến công địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo và cung cấp thông tin, tài liệu liên quan; kiểm tra, đánh giá, theo dõi, giám sát việc thực hiện đề án, kế hoạch, chương trình khuyến công trên địa bàn tỉnh.

- Về cụm công nghiệp

+ Tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

+ Chủ trì xây dựng quy hoạch, kế hoạch, cơ chế chính sách phát triển cụm công nghiệp và tổ chức thực hiện sau khi được UBND tỉnh phê duyệt;

+ Thẩm định hồ sơ thành lập, mở rộng cụm công nghiệp, Trung tâm phát triển cụm công nghiệp; tham gia ý kiến về thiết kế cơ sở dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng cụm công nghiệp và các dự án đầu tư xây dựng công trình trong cụm công nghiệp theo quy định của pháp luật;

+ Triển khai thực hiện cơ chế, chính sách ưu đãi thu hút đầu tư, xuất nhập khẩu, thuế, tài chính, lao động và xây dựng hạ tầng kỹ thuật, giải phóng mặt bằng, di chuyển cơ sở sản xuất, xây dựng mới cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh.

+ Theo dõi, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tình hình quy hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng và hoạt động của cụm công nghiệp trên địa bàn tỉnh.

- Về tiểu thủ công nghiệp: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện chương trình, đề án, cơ chế, chính sách, kế hoạch phát triển các doanh nghiệp công nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức kinh tế tập thể trên địa bàn (bao gồm cả các ngành nghề, làng nghề nông thôn, các hợp tác xã thuộc lĩnh vực công thương); phê duyệt điều lệ của tổ chức đó.

* Về thương mại:

- Thương mại nội địa

+ Tổ chức triển khai thực hiện quy hoạch, kế hoạch, cơ chế, chính sách quản lý mạng lưới kết cấu hạ tầng thương mại bán buôn, bán lẻ, bao gồm: các loại hình chợ, các trung tâm thương mại, hệ thống các siêu thị, hệ thống các cửa hàng, hợp tác xã thương mại, dịch vụ thương mại; hệ thống đại lý thương mại, nhượng quyền thương mại, trung tâm logistics, kinh doanh hàng hóa dưới các hình thức khác theo quy định của pháp luật và các loại hình kết cấu hạ tầng thương mại khác;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn và tổ chức thực hiện cơ chế, chính sách khuyến khích mở rộng mạng lưới kinh doanh, phát triển các tổ chức liên kết lưu thông hành hóa, hình thành các kênh lưu thông hàng hóa ổn định từ sản xuất đến tiêu dùng trên địa bàn tỉnh;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định về hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh, giấy phép kinh doanh có điều kiện các mặt hàng: thuốc lá, rượu, xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng và các hàng hóa dịch vụ khác trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ Công Thương;

+ Triển khai thực hiện cơ chế, chính sách ưu đãi, khuyến khích, hỗ trợ phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống nhân dân vùng biên giới, miền núi, hải đảo, vùng dân tộc và vùng khó khăn trên địa bàn tỉnh (như cung cấp các mặt hàng thiết yếu, hỗ trợ lưu thông hàng hóa và dịch vụ thương mại...);

+ Tổ chức hoạt động điều tiết lưu thông hàng hóa, đảm bảo cân đối cung cầu các mặt hàng thiết yếu, bảo đảm chất lượng và an toàn thực phẩm, bình ổn và thúc đẩy thị trường nội tỉnh phát triển;

+ Tổng hợp và xử lý các thông tin thị trường trên địa bàn tỉnh về tổng mức lưu chuyển hành hóa, tổng cung, tổng cầu, mức dự trữ lưu thông và biến động giá cả của các mặt hàng thiết yếu, các mặt hàng chính sách đối với nhân dân vùng biên giới, miền núi, hải đảo và vùng dân tộc. Đề xuất với cấp có thẩm quyền giải pháp điều tiết lưu thông hàng hóa trong từng thời kỳ.

- Về xuất nhập khẩu

+ Tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, kế hoạch, chương trình, đề án phát triển và đẩy mạnh xuất nhập khẩu hàng hóa; phát triển dịch vụ xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa trên địa bàn tỉnh;

+ Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và thương nhân không có hiện diện tại Việt Nam; hoạt động của các văn phòng, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trên địa bàn tỉnh.

- Về thương mại biên giới

+ Tổ chức thực hiện các chính sách phát triển thương mại biên giới trên địa bàn;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về phương thức mua bán trao đổi hàng hóa, kinh doanh thương mại biên giới, miền núi, hải đảo và vùng dân tộc trên địa bàn tỉnh;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh thương mại và các loại hàng hóa qua biên giới theo quy định của pháp luật;

+ Tổng hợp tình hình hoạt động các khu kinh tế cửa khẩu; các ban quản lý cửa khẩu; kiến nghị sửa đổi, bổ sung chính sách, biện pháp đẩy mạnh thương mại biên giới cho phù hợp với thực tế trên địa bàn.

- Về thương mại điện tử

+ Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các cơ chế, chính sách, đề án, chương trình, kế hoạch thương mại điện tử nhằm phát triển hạ tầng ứng dụng thương mại điện tử, phát triển nguồn nhân lực phục vụ quản lý thương mại điện tử, hỗ trợ các tổ chức, cá nhân ứng dụng thương mại điện tử trên địa bàn tỉnh;

+ Thực hiện các nội dung quản lý nhà nước khác về thương mại điện tử theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Công Thương.

- Về quản lý thị trường

+ Tổ chức thực hiện công tác quản lý thị trường trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong lĩnh vực công thương của các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn tỉnh; thực hiện thanh tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan đấu tranh chống các hành vi đầu cơ, buôn lậu, gian lận thương mại, truy xuất nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, buôn bán hàng giả, hàng kém chất lượng; chống vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, vệ sinh an toàn thực phẩm và các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác trái quy định của pháp luật.

- Về xúc tiến thương mại

+ Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, đề án xúc tiến thương mại tạo điều kiện và tham mưu cơ chế cho các doanh nghiệp có cơ hội tìm kiếm thị trường trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu, hỗ trợ các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh xây dựng và phát triển thương hiệu hàng Việt Nam;

+ Tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, khuyến mại cho các thương nhân.

- Về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

+ Ban hành theo thẩm quyền hoặc trình UBND tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng tại địa phương;

+ Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; tư vấn hỗ trợ nâng cao nhận thức về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng tại địa phương;

+ Công bố công khai danh sách tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ vi phạm quyền lợi người tiêu dùng theo thẩm quyền;

+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý hành vi vi phạm quyền lợi người tiêu dùng theo thẩm quyền.

- Về hội nhập kinh tế

+ Triển khai thực hiện kế hoạch, chương trình, biện pháp cụ thể về hội nhập kinh tế, quốc tế trên địa bàn tỉnh sau khi được phê duyệt;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn việc thực hiện kế hoạch, chương trình, các quy định về hội nhập kinh tế, quốc tế của địa phương.

* Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về giám định, đăng ký, cấp giấy phép, chứng chỉ, chứng nhận trong phạm vi trách nhiệm quản lý của sở theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh.

* Quản lý, theo dõi, khuyến khích, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội, hiệp hội và các tổ chức phi chính phủ thuộc phạm vi quản lý của sở trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.

* Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở quản lý theo quy định của pháp luật.

* Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công thương theo phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh.

* Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công thương đối với các Phòng Kinh tế hoặc Phòng Kinh tế và Hạ tầng thuộc UBND cấp huyện.

* Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ trong công nghiệp và thương mại thuộc phạm vi quản lý của sở; hướng dẫn thực hiện các tiêu chuẩn, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật, chất lượng sản phẩm công nghiệp; xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ; tổ chức thực hiện chính sách, chương trình, kế hoạch, đề án xây dựng phát triển mạng lưới điện nông thôn và chợ nông thôn tại các xã trên địa bàn tỉnh, đánh giá công nhận xã đạt tiêu chí về điện và chợ theo chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới.

* Triển khai thực hiện chương trình cải cách hành chính của sở theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của UBND tỉnh.

* Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công quản lý đối với tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực công thương; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh.

* Quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực công thương thuộc phạm vi quản lý của sở theo quy định của pháp luật.

* Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác của các tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở quản lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở theo hướng dẫn chung của Bộ Công Thương, Bộ Nội vụ và theo quy định của UBND tỉnh.

* Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức và số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh.

* Quản lý theo quy định của pháp luật đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính phủ hoạt động trong lĩnh vực công thương tại địa phương.

* Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh.

* Tổng hợp thông tin, báo cáo định kỳ sáu tháng một lần hoặc đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với UBND tỉnh và Bộ Công Thương.

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.

1.4 Thành tích đã đạt được

Năm 2010 ngành Công Thương được tặng cờ thi đua xuất sắc của Chính phủ; năm 2016, được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất cho thành tích xuất sắc trong công tác từ năm 2011 đến 2016….; nhiều tập thể, cá nhân được tặng huân chương lao động, bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Công Thương và UBND.

 

PHẦN 2

PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

 

Hệ thống quản lý chất lượng trình bày trong Sổ tay chất lượng này được áp dụng trong các lĩnh vực chính sau đây về Quản lý Nhà nước của Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh:

- Các quy trình hệ thống.

- Các quy trình nội bộ.

- Các quy trình giải quyết Thủ tục hành chính:

Các Phòng chuyên môn tương ứng với các việc trên là đơn vị đầu mối (chủ trì biên soạn và thực hiện các Quy trình); các Phòng và cá nhân khác trong Sở có trách nhiệm thực hiện những phần việc có liên quan theo quy định trong các Quy trình đó.

- Trách nhiệm đối với các quá trình của hệ thống

 

Các quá trình liên quan	Trách nhiệm thực hiện
	BCĐ	QLTM	QLNL	QLCN	KHTC TH	VP	TTra
Sổ tay chất lượng	þ	þ	þ	þ	þ	þ	þ
Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng Sở	þ	þ	þ	þ	þ	þ	þ
Mục tiêu chất lượng các phòng	þ	þ	þ	þ	þ	þ	þ
Quy trình chung	þ	þ	þ	þ	þ	þ	þ
Quy trình TTHC phòng Quản lý Thương mại	þ	þ
Quy trình TTHC phòng QLCN	þ			þ
Quy trình TTHC phòng Quản lý Năng lượng	þ		þ
Mô tả công việc	þ	þ	þ	þ	þ	þ	þ

 

PHẦN 3

NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI

 

Hệ thống Quản lý Chất lượng của Sở Công thương tỉnh Hà Tĩnh được xây dựng đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, loại trừ điều khoản 8.3 - Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch vụ do Sở không phát sinh thêm mà chỉ duy trì các lĩnh vực và dịch vụ đã được thiết lập.

 

PHẦN 4

ĐỊNH NGHĨA - THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

 

1. Định nghĩa - Thuật ngữ

- Tổ chức/công dân: Được hiểu là các tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh.

- Sản phẩm (dịch vụ): Ở đây được hiểu là kết quả của dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính Nhà nước được thể hiện trên các loại văn bản do Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh ban hành để giải quyết các yêu cầu về dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ của tổ chức/công dân: là toàn bộ các giấy tờ liên quan do tổ chức/công dân đưa đến để giải quyết theo thủ tục hành chính quy định.

- Chính sách chất lượng: là ý đồ chiến lược của Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh về mặt chất lượng dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính Nhà nước. Nội dung của chính sách chất lượng thể hiện cam kết của Sở về việc đáp ứng các yêu cầu của tổ chức và công dân về chất lượng dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính Nhà nước, thông qua việc liên tục cải tiến hệ thống quản lý nhằm đem lại niềm tin cho tổ chức và công dân.

- Sổ tay chất lượng: là tài liệu công bố chính sách chất lượng, mô tả, giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng của Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh.

- Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL): Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, quá trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện quản lý chất lượng.

- Cải tiến chất lượng: Những hoạt động thực hiện nhiệm vụ của Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động và quá trình để tạo thêm lợi ích - chất lượng dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính Nhà nước cho cả Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh và tổ chức/công dân.

- Xem xét của Lãnh đạo: Sự đánh giá chính thức của lãnh đạo về tình trạng và sự thích hợp của HTQLCL đối với chính sách chất lượng và các mục tiêu của chính sách đó.

- Hành động khắc phục: Hành động được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hoặc tình trạng không mong muốn trong dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính Nhà nước và các hành động ngăn ngừa tái diễn.

- Hành động phòng ngừa: Hành động được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân tiềm ẩn gây ra sự không phù hợp và tình trạng không mong muốn khác, để ngăn chặn không cho xảy ra.

4.2. Các từ viết tắt

- SCT: Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

- QLTM: Phòng Quản lý Thương mại

- QLCN: Phòng Quản lý Công nghiệp

- QLNL: Phòng Quản lý Năng lượng

- CBCC: Cán bộ công chức

- STCL: Sổ tay chất lượng          

-  BM: Biểu mẫu  

 

PHẦN 5

MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH

 (Phụ lục 1 kèm theo)

 

 

PHẦN 6

DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI

 TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015

 

Để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh xây dựng và duy trì một HTQLCL thông qua việc thiết lập một hệ thống các tài liệu được áp dụng trong toàn Sở.

Cấu trúc của hệ thống tài liệu như sau:

 

 

 

 

 

 

 

 

-           Mức I:

 

 

 

 

 

 

Mức  I:

Chính sách Chất lượng ghi rõ chính sách của Sở đối với việc duy trì và đảm bảo chất lượng các sản phẩm và dịch vụ do Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh cung cấp. Giám đốc chịu trách nhiệm ban hành, phổ biến và cập nhật chính sách chất lượng. Chính sách chất lượng cũng nêu rõ các định hướng phát triển của Sở trong từng thời kỳ nhất định.

Sổ tay chất lượng đưa ra các giới thiệu tổng quát về cơ cấu, tổ chức, đồng thời mô tả HTQLCL và các quá trình của Sở. Sổ tay chất lượng xác định bối cảnh tổ chức, các bên liên quan, phạm vi của hệ thống, xác định các rủi ro và cơ hội đồng thời đề ra các biện pháp giải quyết. Giám đốc chịu trách nhiệm cập nhật các nội dung này khi cần thiết. Phạm vi của hệ thống được xác định trong sổ tay chất lượng.

Mục tiêu chất lượng là các mục tiêu cụ thể theo từng năm được Ban Lãnh đạo Sở thiết lập một cách phù hợp với các định hướng phát triển đã được nêu rõ trong Chính sách chất lượng. Mục tiêu chất lượng phải được Ban Lãnh đạo ban hành một cách cụ thể, dễ hiểu và có thể đo lường được hiệu quả thực hiện các mục tiêu đó. Dựa trên mục tiêu chất lượng của Sở, các Phòng chuyên môn ban hành mục tiêu chất lượng tương ứng với các hoạt động của mình.

Các bản mô tả công việc phân định rõ các trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí liên quan trong hệ thống một cách rõ ràng và hợp lý. Giám đốc chịu trách nhiệm phê duyệt tài liệu này.

Mức  II:

Các quy trình ghi rõ cách thức, phương pháp và các hướng dẫn đối với một hay nhiều hoạt động trong một Phòng và/hay giữa các Phòng.

Tham khảo Danh mục tài liệu nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng

Mức  III:

Tiêu chuẩn, các văn bản luật, nghị định, thông tư ..., các hướng dẫn được viết khi cần thiết và được sử dụng trong việc mô tả các hoạt động được thực hiện trong một phòng để đảm bảo thống nhất các hoạt động, ổn định chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Các Phòng chịu trách nhiệm cập nhật và thực hiện theo các tài liệu này.

Mức  IV:

Các hồ sơ, biểu mẫu, sổ sách là bằng chứng cho thấy việc thực hiện HTQLCL trong Sở

Danh mục các tài liệu HTQLCL được Giám đốc Sở Công Thương phê duyệt đưa vào áp dụng. Khi có sự thay đổi (ban hành mới, hủy bỏ) phải ban hành quyết định phê duyệt bổ sung.

Để đảm bảo việc áp dụng và duy trì một HTQLCL đối với toàn bộ các hoạt động của Sở, Ban Lãnh đạo Sở đã xem xét, xác định và thiết lập các quá trình cần thiết trong HTQLCL và áp dụng các quá trình này trong toàn bộ tổ chức.

Ban Lãnh đạo Sở cũng xem xét và thiết lập các phương pháp để thực hiện các qúa trình này đồng thời cũng đưa ra các biện pháp để thực hiện việc đo lường, theo dõi và kiểm tra các quá trình trong hệ thống.

 

PHẦN 7

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA ISO 9001:2015

     7.1. Bối cảnh tổ chức

7.1.1. Nhân tố bên ngoài

* Thuận lợi:

Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh xây dựng và áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong điều kiện tương đối thuận lợi: Có hệ thống văn bản pháp quy quy định liên quan đến hoạt động của Sở bao gồm cả các quy định liên quan đến giải quyết TTHC cho công dân; các cơ chế chính sách tương đối đầy đủ và được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Bộ, của tỉnh...

* Khó khăn:

- Môi trường pháp lý: Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh đồng thời chịu sự quản lý về chuyên ngành của các lĩnh vực, do đó có rất nhiều văn bản quản lý nhà nước có ảnh hưởng chính tới hoạt động của Sở: Chỉ trong khoảng thời gian ngắn nhưng số lượng văn bản  quản lý Nhà nước liên quan đến hoạt động của Sở đặc biệt là các văn bản liên quan đến thủ tục hành chính sửa đổi tương đối nhiều, đòi hỏi Cơ quan phải có sự cập nhật thường xuyên, đáp ứng yêu cầu của luật định.

- Thông tin liên quan đến hoạt động của Sở: Mặc dù thường xuyên được cập nhật cung cấp thông tin từ các bên liên quan tuy nhiên thực tế việc cung cấp, tra đổi thông tin giữa các bên liên quan đôi lúc chưa kịp thời, còn thiếu sót dẫn đến chưa thực hiện có hiệu quả một số nội dung liên quan đến công tác quản lý của ngành.

- Phần mềm, công nghệ áp dụng: Sở được các bên liên quan cung cấp đa dạng phần mềm để phục vụ công tác quản lý của Sở: phần mềm quản lý công chức; phần mềm theo dõi bảo hiểm; phần mềm kế toán, theo dõi tài sản; phần mềm quản lý văn bản; phần mềm dịch vụ công. Khi áp dụng phần mềm, công nghệ vào trong hoạt động của Sở sẽ thúc đẩy tính chuyên môn hóa cao, phục vụ tốt cho quá trình giải quyết công việc, đặc biệt đối với công tác chỉ đạo điều hành, công tác giải quyết TTHC, công tác theo dõi, quản lý văn bản; theo dõi quản lý CBCC..... Tuy nhiên thực trạng hiện nay là các phần mềm đang chồng chéo, trùng lặp, chưa được tích hợp để truy cập trên một hệ thống cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chỉ đạo điều hành chung của Sở.

- Văn hóa: Sở xây dựng nội dung văn hóa trong hướng đến sự công khai, minh bạch, dân chủ; thực hiện đúng quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm, kỷ cương của cán bộ, công chức, trong hoạt động công vụ; xây dựng mối quan hệ, lề lối làm việc thật sự khoa học, hiệu quả … Thông qua đó, khơi dậy trong cán bộ, công chức, viên chức tinh thần yêu nước, ý thức xã hội và thái độ trung thực, dũng cảm đấu tranh bảo vệ công lý, bảo vệ lợi ích hợp pháp của Nhà nước và công dân, đồng thời góp phần khắc phục các tệ quan liêu, cửa quyền, hách dịch, đặc quyền, đặc lợi trong Sở. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng gặp một số khó khăn trở ngại chung đó là niềm tin của khách hàng đối với cung cấp dịch vụ nói chung và của Sở nói riêng là vấn đề cần được quan tâm, chỉ đạo; ngoài ra việc theo dõi, thực thi đôi lúc chưa kịp thời, chưa đảm bảoquy định.

* Cơ hội

 Trong xu thế hội nhập quốc tế, hoạt động quản lý Nhà nước liên quan đến lĩnh vực Công Thương đòi hỏi cần tiếp tục có những chủ trương, chính sách đột phá đáp ứng yêu cầu hội nhập. Do đó, cần phải khẩn trương nắm bắt xu thế phát triển; năm bắt chủ trương chính sách lớn của ngành để vận dụng tổ chức thực hiện tốt công tác quản lý, góp phần phát triển lĩnh vực Công Thương trên địa bàn tỉnh.

* Thách thức

 Quá nhiều và sự thay đổi thường xuyên của các văn bản pháp luật tại Việt Nam;

Thay đổi quá nhanh về ứng dụng công nghệ nếu không có phương án đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để tiếp cận.

7.1.2. Nhân tố bên trong

* Thuận lợi

- Đội ngũ cán bộ công chức phần lớn trẻ, nhiệt huyết, được đào tạo bài bản

- Lãnh đạo quan tâm trong việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức hàng năm.

- Cơ sở vật chất thường xuyên được mua sắm bổ sung để đáp ứng yêu cầu đổi mới, phát triển.

* Khó khăn

- Văn hóa và truyền đạt tri thức trong tổ chức: Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh được định hướng phát triển bởi đội ngũ lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo; đó là một cơ hội để phát huy thế mạnh, tuy nhiên những nhân tố về kinh nghiệm, sự chuyên nghiệp, cẩn trọng của đội ngũ lao động trẻ cần được quan tâm, đào tạo và rèn luyện hơn nữa.

- Yếu tố năng lực, nhận thức và chuyên môn, nghiệp vụ là vấn đề ảnh hướng đến việc không đạt được các kết quả mong đợi của HTQLCL. Sở sẽ tiến hành thường xuyên hoạt động đào tạo, bồi dưỡng , đánh giá định kỳ năng lực của công chức thông qua kết quả thực hiện công việc hàng năm.

- Vẫn còn một số cán bộ công chức chưa được sắp xếp đúng việc, đúng chuyên ngành đào tạo làm ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng thực thi công vụ. Do đó, Sở tổ chức rà soát, luân chuyển, chuyên đổi vị trí công tác để phù hợp với chuyên ngành được đảm nhiệm.

- Yếu tố tự kiểm tra giám sát nội bộ hiệu quả chưa cao do đó khi thực thi HTQLCL Sở Công Thương tỉnh Hà Tĩnh sẽ tăng cường phân công và triển khai hoạt động tự kiểm tra, giám sát, đánh giá nội bộ để đảm bảo tính kỷ luật, tính duy trì và tuân thủ theo các Quy trình, hướng dẫn đã thiết lập.

* Cơ hội:

Đội ngũ cán bộ trẻ, năng động sáng tạo nếu được quan tâm, tạo điều kiện để phát huy năng lực sở trường và chủ động trong công tác tham mưu, nếu được bố trí đúng chuyên môn thì sẽ góp phần thực hiện có hiệu quả công tác quản lý Nhà nước của ngành.

* Thách thức:

    - Phương thức trao đổi và truyền đạt thông tin tới thấu hiểu trong nội bộ tổ chức;

    - Sự sai lỗi trong quá trình giải quyết công việc không được phát hiện và xử lý kịp thời;

    - Những rủi ro bắt nguồn từ nội bộ tổ chức: cán bộ, công chức, môi trường làm việc ...;

    - Khả năng kiểm soát các kế hoạch làm việc của cá nhân cán bộ công chức;

    - Thách thức của sự thay đổi KHCN gia tăng như hiện nay.

7.2. Lãnh đạo

7.2.1. Cam kết của Giám đốc

Để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống Chất lượng và thực hiện thường xuyên việc cải tiến hiệu lực của hệ thống, Giám đốc cam kết thực hiện các công việc sau:

- Chịu trách nhiệm về hiệu lực của HTQLCL;

- Đảm bảo chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng được thiết lập cho HTQLCL và phù hợp với định hướng chiến lược và bối cảnh của tổ chức;

- Đảm bảo sự tích hợp của các yêu cầu trong HTQLCL vào các quá trình giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức;

- Thúc đẩy việc sử dụng cách tiếp cận quá trình và tư duy dựa trên rủi ro;

- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho HTQLCL;

-  Truyền đạt về tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng có hiệu lực và phù hợp với các yêu cầu HTQLCL;

- Đảm bảo HTQLCL đạt được kết quả mong đợi;

- Tham gia, chỉ đạo và hỗ trợ các cá nhân đóng góp vào tính hiệu lực của HTQLCL;

- Thúc đẩy sự cải tiến;

- Hỗ trợ vai trò quản lý khác có liên quan để chứng tỏ vai trò lãnh đạo của họ khi hệ thống áp dụng trong các phạm vi thuộc trách nhiệm

7.2.2. Chính sách Chất lượng

Sở đã thiết lập Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng phù hợp với từng thời kỳ phát triển của Sở. Chính sách chất lượng được xác định trong sổ tay chất lượng và sẽ được Giám đốc Sở điều chỉnh khi thích hợp. Mục tiêu chất lượng được ban hành hàng năm.

- Chính sách chất lượng do Giám đốc phê duyệt có sự đóng góp ý kiến của tập thể cán bộ, công chức.

- Ban Lãnh đạo sẽ sử dụng các biện pháp thích hợp để truyền đạt chính sách chất lượng trong toàn Sở như: Đưa chính sách chất lượng lên các vị trí dễ nhận biết trong Sở, đào tạo, giải thích trong các cuộc họp, hoặc photocopy gửi xuống cho các cá nhân đọc và thấu hiểu.

- Tuỳ theo từng giai đoạn phát triển, Giám đốc sẽ thực hiện việc xem xét tính phù hợp của chính sách chất lượng và tiến hành sửa đổi nếu cần.

Tài liệu tham chiếu: Chính sách chất lượng Sở Công thương - CSCL

7.2.3. Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn

Giám đốc Sở chịu trách nhiệm ký, ban hành quy định chức năng nhiệm vụ các Phòng trong Sở. Các phòng chịu trách nhiệm thực hiện theo các quy định này. Khi phát sinh nhu cầu công việc, Giám đốc Sở sẽ ban hành quyết định thay đổi hoặc điều chỉnh bản quy định này.

Chức năng nhiệm vụ các phòng

v Ban Lãnh đạo: quản lý điều hành mọi hoạt động của Sở.

v Văn phòng: Tham mưu, giúp Sở tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Sở trong các lĩnh vực; đồng thời trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ nằm trong quy định.

v Các phòng chuyên môn: Tham mưu, giúp Sở tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Sở trong các lĩnh vực chuyên môn. Đồng thời thực hiện giải quyết thủ tục hành chính và trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ nằm trong quy định.

7.3. Hoạch định

7.3.1. Hành động giải quyết rủi ro

Sở thực hiện đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, các cơ hội và nhu cầu của các bên liên quan thông qua các Bảng đánh giá được duy trì thường xuyên và cập nhật bổ sung khi có thay đổi hay thông tin mới.

Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát ro: QT.SCT.04

7.3.2. Mục tiêu chất lượng và hoạch định thực hiện

Các phòng tự ban hành mục tiêu chất lượng theo năm và lập kế hoạch thực hiện dựa trên mục tiêu chất lượng do Sở đề ra.

Tài liệu tham khảo: Mục tiêu chất lượng từng năm của Sở - MTCL.

7.3.3. Hoạch định sự thay đổi

Mọi sự thay đổi trong hệ thống phải được giám đốc phê duyệt. Các phòng chuyên môn đề xuất phương án thay đổi cần trình bản kế hoạch nêu rõ:

- Mục đích của sự thay đổi và kết quả dự kiến sẽ đạt được sau thay đổi

- Hậu quả nếu không thay đổi kèm bằng chứng khách quan

- Sự thay đổi này có ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hệ thống QLCL hay không? Ảnh hưởng như thế nào? Hoặc tại sao không ảnh hưởng?

- Các nguồn lực cần phải có để thực hiện thay đổi

- Dự kiến phân bổ trách nhiệm quyền hạn thực hiện thay đổi

7.4. Hỗ trợ

7.4.1. Nguồn lực

7.4.1.1. Cam kết cung cấp nguồn lực

Ban lãnh đạo Sở Công Thương cam kết cung cấp đủ nguồn lực theo yêu cầu để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục HTQLCL của Sở.

Những hạn chế về nguồn lực sẽ được giải quyết thông qua hoạt động đào tạo, sửa chữa, mua sắm hàng năm, cập nhật, cải tiến định kỳ… Mọi nguồn lực trong và ngoài Sở đều được tận dụng tối đa phục vụ cho mục tiêu chất lượng Sở đã đề ra.

7.4.1.2. Nhân lực

Nhân lực: Sở Công Thương luôn coi trọng vấn đề con người trong mỗi hoạt động của Sở. Mọi cán bộ, công chức trong Sở đều được đào tạo và nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và vận hành hệ thống một cách hiệu quả. Các công chức chuyên môn trực tiếp thực hiện các công việc ảnh hưởng tới chất lượng của dịch vụ đều được tuyển chọn theo các tiêu chí chặt chẽ của Sở nhằm đáp ứng các yêu cầu công việc.

7.4.1.3. Cơ sở hạ tầng

Thiết bị, cơ sở hạ tầng: Sở đã đầu tư hệ thống các thiết bị và máy móc, phòng làm việc, hệ thống thông tin liên lạc ... đáp ứng được các yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính và duy trì hoạt động HTQLCL. Hàng năm, Sở sẽ có kế hoạch duy trì, cải tạo lại cơ sở hạ tầng để phù hợp với điều kiện phát triển và yêu cầu của khách hàng.

7.4.1.4. Môi trường làm việc

Môi trường làm việc: Sở chú trọng thiết lập một môi trường làm việc phù hợp với từng phòng thuộc Sở. Đảm bảo các cán bộ, công chức có thể phát huy tối đa khả năng và năng lực thực hiện các công việc được giao, cho ra đời các sản phẩm và dịch vụ không những đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng mà còn vượt hơn cả sự mong đợi của họ.

7.4.1.5. Các nguồn lực theo dõi

Sở không sử dụng thiết bị đo kiểm để kiểm tra độ chính xác, tuy nhiên đối với các dịch vụ mà Sở cung cấp đều được sử dụng phần mềm để theo dõi, quản lý. Các phần mềm được vận hành thường xuyên, đảm bảo phục vụ tốt việc theo dõi, xử lý công việc.

7.4.1.6. Tri thức tổ chức

Sở xác định con người là nguồn tri thức lớn nhất của 1 tổ chức. Lãnh đạo Sở cam kết thực hiện đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên, cập nhật các tri thức mới cho cán bộ, công chức để đạt được và duy trì sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Ngoài ra các kiến thức, kinh nghiệm giải quyết thủ tục hành chính thực tế được Sở cụ thể hóa vào các quy trình, hướng dẫn và yêu cầu cập nhật, sửa đổi, bổ sung thường xuyên, đây cũng là một cách lưu giữ tri thức thu được từ thực tế giải quyết thủ tục hành chính.

7.4.2. Năng lực

Nhân sự trước khi tiếp nhận vào Sở phải thực hiện đúng quy trình tuyển dụng theo quy định và phù hợp với vị trí việc làm được phê duyệt. Trong các trường hợp cụ thể, Văn phòng sẽ tham mưu chi tiết cho Giám đốc Sở về năng lực trong yêu cầu tuyển dụng. Đồng thời tiến hành đánh giá năng lực Cán bộ, công chức thử việc cũng như đánh giá năng lực Cán bộ, công chức định kỳ hàng năm.

7.4.3. Nhận thức

Nhân sự khi vào Sở sẽ được đào tạo những kiến thức chung về:

- Thông tin của Sở và các hoạt động của Sở

- Chính sách và mục tiêu chất lượng

- Hệ thống QLCL của Sở.

Nhân sự của Sở phải chủ động tìm hiểu và thấu hiểu về HTQLCL của Sở sau khi đã được đào tạo. Hoạt động đánh giá năng lực cán bộ, công chức định kỳ hàng năm là một trong các biện pháp đánh giá nhận thức của Cán bộ, công chức.

7.4.4. Trao đổi thông tin

7.4.4.1. Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ

Lãnh đạo Sở đã thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo các thông tin được truyền đạt có hiệu quả trong Sở. Các kênh thông tin nội bộ được xác định bao gồm:

- Thông qua bảng thông báo: Các thông tin được truyền đạt tới cán bộ, công chức thông qua bảng thông báo của Sở được niêm yết trên màn hình TV của Sở.

- Thông qua các kênh điện thoại/fax/Email: Các phòng đều được trang bị điện thoại cố định và được liệt kê theo danh bạ điện thoại của Sở. Mọi thông tin được truyền qua Email của trưởng phòng và trưởng phòng đó có trách nhiệm phổ biển cho công chức trong phòng.

- Thông qua phần mềm chỉ đạo điều hành nội bộ cơ quan: Toàn thể cán bộ công chức đều được cấp tài khoản và truy cập để khai thác thông tin chỉ đạo điều hành chung của Sở.

- Thông qua các cuộc họp: Các thông tin được truyền đạt tại các cuộc họp của Sở và được ghi lại trong các biên bản của các cuộc họp hoặc thông báo kết luận cuộc họp.

- Thông qua các văn bản: Các thông tin cũng được chuyển giao từ phòng này tới phòng khác qua hình thức các văn bản theo như các quy định trong hệ thống.

7.4.4.2. Trao đổi thông tin với bên ngoài

Trao đổi thông tin bên ngoài được thực hiện qua các hình thức sau:

- Website

- Email

- Văn bản có chữ ký của người đại diện thẩm quyền và đóng dấu của Sở

7.4.5. Thông tin được lập thành văn bản

7.4.5.1. Kiểm soát tài liệu

Hệ thống kiểm soát tài liệu được phát triển để phục vụ cho việc soạn thảo, phê duyệt và phân phối các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, cũng như để xử lý những văn bản đã lỗi thời, đảm bảo tính sẵn có của tài liệu cho mọi hoạt động của HTQLCL. Đó là những tài liệu, bao gồm cả tài liệu bên trong và tài liệu bên ngoài, cần thiết cho việc thực hiện công việc, duy trì chất luợng các dịch vụ cần cung cấp cho khách hàng và bảo đảm tính hiệu quả của HTQLCL.

Hệ thống kiểm soát được thực hiện theo các yêu cầu của quy trình được văn bản hoá và được lập hồ sơ theo dõi.

Tài liệu phải kiểm soát bao gồm, nhưng không giới hạn chỉ những mục sau đây:

v  Sổ tay chất lượng.

v  Quy trình chất lượng.

v  Hồ sơ chất lượng.

v  Quy trình thủ tục hành chính, tài liệu và hướng dẫn thực hiện công việc.

v  Những chỉ dẫn áp dụng của Quốc tế (như ISO 9001:2015).

 7.4.5.2. Kiểm soát hồ sơ:

Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt, nó cung cấp các bằng chứng về sự phù hợp và hiệu lực của HTQLCL. Tất cả các hồ sơ liên quan đến HTQLCL, kể cả những tư liệu từ nguồn truyền thông đại chúng, phải được lưu trữ để ghi nhận những điều đã đạt được về yêu cầu chất lượng của dịch vụ và về sự hoạt động có hiệu quả của hệ thống.

Hồ sơ phải kiểm soát bao gồm:

v  Hồ sơ các hoạt động của Sở.

v  Các hồ sơ của HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Hồ sơ phải rõ ràng, ghi ngày tháng và dễ nhận biết đối với các hoạt động có liên quan. Hồ sơ được lưu trữ trong những điều kiện thích hợp để tránh hư hỏng và dễ tìm.

Các Hồ sơ chuyên môn được lưu trữ tại các phòng chuyên môn của Sở tùy theo chức năng nhiệm vụ, các Hồ sơ của HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn được lưu trữ ở các phòng liên quan. Thời gian tối thiểu lưu trữ hồ sơ được quy định trong các quy trình, hướng dẫn công việc hoặc theo luật định. Hồ sơ chất lượng được huỷ bỏ sau thời gian lưu trữ theo quy định. Trường hợp có yêu cầu riêng, hồ sơ sẽ được lưu trữ theo những yêu cầu đó.

Việc kiểm soát và xử lý hồ sơ chất lượng phải được thực hiện theo các yêu cầu của quy trình được văn bản hoá và được lập hồ sơ theo dõi.

Tài liệu tham khảo: Quy trình Kiểm soát thông tin  - QT.SCT.01

7.5. Vận hành

7.5.1. Hoạch định việc tạo sản phẩm

Sở Công Thương bảo đảm tất cả những hoạt động của mình được thực hiện theo kế hoạch và được áp dụng những quá trình phù hợp. Việc lập kế hoạch cho những hoạt động luôn bảo đảm tính nhất quán với các yêu cầu của các quá trình khác của HTQLCL. kế hoạch thực hiện hoạt động được thực hiện trên cơ sở xem xét các yếu tố:

- Xác định mục tiêu chất lượng và yêu cầu của khách hàng, kể cả những yêu cầu theo luật định, mà hoạt động cần đạt được.

- Đánh giá khả năng thực hiện dịch vụ của Sở, xác định thời gian cần thiết để thực hiện.

- Những yêu cầu về nguồn lực, tài liệu để đáp ứng cho tất cả các quá trình thực hiện hoạt động.

- Xác định các phương pháp, công cụ cần thiết cho việc theo dõi, kiểm tra, xác nhận và thực hiện cụ thể cho các hoạt động của Sở.

- Kết quả của việc lập kế hoạch được thể hiện dưới dạng văn bản: chấp nhận yêu cầu, phiếu phân công công việc.... và được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

      Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - QT.SCT.03.

      7.5.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng

      7.5.2.1. Xác định các yêu cầu liên quan đến khách hàng

      - Tất cả các yêu cầu chính đáng của khách hàng liên quan đến hoạt động của Sở, bao gồm cả những yêu cầu liên quan đến chế định và pháp luật, kể cả những yêu cầu trước hoặc sau khi cung cấp dịch vụ, phải được lãnh đạo có thẩm quyền thích hợp xem xét.

      - Trong quá trình xem xét, những mong muốn chính đáng của khách hàng không công bố (được thu thập qua quá trình thống kê, phân tích dữ liệu, ...), cũng được xem xét như một yêu cầu được khách hàng đưa ra.

      - Những yêu cầu của khách hàng được xem xét trên cơ sở không mâu thuẫn với các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và những quyền lợi hợp pháp của Sở cũng như quy định của pháp luật hiện hành.

      7.5.2.2. Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

      Tất cả hợp đồng dịch vụ chỉ được ký kết sau khi đã xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và được đảm bảo là:

      - Các yêu cầu dịch vụ đã được định rõ, như: phạm vi hợp đồng, khối lượng công việc, thời gian thực hiện.... Chỉ có Giám đốc Sở và những cán bộ được uỷ nhiệm (Phó Giám đốc, Trưởng phòng,...) mới có quyền phê duyệt các hợp đồng hoặc các thỏa thuận, các trưởng phòng được đề nghị và thông qua các công việc cụ thể thường ngày. Tất cả các thỏa thuận có tính chất hợp đồng như thế sẽ do các Trưởng phòng liên quan lưu giữ. Người có thẩm quyền xem xét các yêu cầu của khách hàng phải đảm bảo:

      + Chỉ chấp nhận những dịch vụ mà Sở có khả năng đáp ứng.

      + Tất cả các yêu cầu được xác định đầy đủ và bằng văn bản.

      - Mọi sự thay đổi hoặc các yêu cầu của khách hàng khác đi so với thoả thuận đều phải được xem xét, giải quyết, làm thành văn bản và thông báo cho khách hàng. Các hồ sơ liên quan như thư từ giao dịch v.v… đều phải được lưu giữ.

      - Tất cả các đề nghị phải được viết thành văn bản và việc xác nhận của khách hàng phải được thể hiện qua đường Fax/thư, có chữ ký của người có thẩm quyền bên phía khách hàng. Trong trường hợp, vì một lý do nào đó, khách hàng không thể ký xác nhận thì việc xác nhận có thể thực hiện qua các phương tiện truyền thông thích hợp (E-mail, điện thoại, fax ...) và được cán bộ có thẩm quyền của Sở xác nhận.

7.5.2.3. Trao đổi thông tin với khách hàng

- Tất cả các thông tin về các dịch vụ của Sở đều được phổ biến rộng rãi cho khách hàng qua các phương tiện thông tin (website, hoạt động quảng cáo, tiếp thị ....).

- Mọi sự sửa đổi và bổ sung đối với các hợp đồng đang thi hành đều phải được viết thành văn bản và do lãnh đạo có thẩm quyền xem xét. Những thay đổi điều chỉnh đó đảm bảo phải được thông tin đến khách hàng một cách nhanh chóng nhất (fax, e-mail, điện thoại, trao đổi trực tiếp ...).

- Tất cả các phản hồi của khách hàng, bao gồm cả những khiếu nại đều được tiếp nhận mọi lúc, mọi nơi và được bảo đảm xử lý giải quyết kịp thời, thoả đáng.

7.5.3. Thiết kế và phát triển     

Không áp dụng

7.5.4. Mua hàng

7.5.4.1. Quá trình mua hàng

Những dịch vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của Sở thì phải được kiểm tra, theo dõi. Đối với các sản phẩm quy định ophair mua sắm tập trung thì định kỳ theo quy định phải đăng ký mua sắm tập trung (Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp đề xuất từ các phòng chuyên môn để tham mưu Lãnh đạo Sở phê duyệt); đối với các dịch vụ ngoài danh mục mua sắm tập trung thì tùy vào tính chất, tham mưu lãnh đạo Sở thực hiện mua sắm, sửa chữa nhưng phải đảm bảo quy định..

Quá trình chọn lựa, cách thức và mức độ kiểm soát được áp dụng sẽ phụ thuộc vào loại vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp. Việc đánh giá đó sẽ được tiến hành theo các hình thức sau đây:

- Đánh giá và kiểm tra trên số liệu thu thập được từ các tài liệu tham khảo, các bản chào hàng và những việc cung cấp tương tự trước đây đối với vật tư và dịch vụ.

- Đánh giá người cung cấp bởi một đơn vị độc lập, có thẩm quyền trên cơ sở tiêu chuẩn chất lượng được công nhận.

- Đánh giá bằng cách cử người đến xem xét tại cơ sở của người bán hàng, khi cần thiết.

- Đánh giá nhà cung cấp chính hoặc nhà cung cấp do khách hàng quy định.

Chất lượng của các dịch vụ hoặc vật tư do người bán cung cấp phải được theo dõi và kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần và phải phù hợp với các yêu cầu đặt ra của Sở.

7.5.4.2. Thông tin mua hàng

Người đề xuất phải đảm bảo rằng việc mua sắm và các yêu cầu chất lượng phải được xác định rõ ràng trong tài liệu mua sắm hoặc đơn yêu cầu dịch vụ. Các tài liệu này phải được người có thẩm quyền liên quan kiểm tra và phê duyệt trước khi gửi đi.

Nếu cần, các đơn đặt hàng về mua sắm vật tư hoặc cung cấp dịch vụ phải xác định rõ các chỉ dẫn cụ thể hoặc các yêu cầu chi tiết.

7.5.4.3. Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

Để chấp nhận các sản phẩm hoặc dịch vụ mua vào, phải tiến hành các bước sau đây:

v Kiểm tra sự phù hợp của các sản phẩm mua vào trong quá trình tiếp nhận để phát hiện các tổn thất hoặc sai lệch so với quy định trong hợp đồng.

v Kiểm tra và xác định tư cách năng lực của các nhà cung cấp, chuyên gia mà Sở cần sử dụng.

Những sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với yêu cầu và không thể giải quyết ngay được, thì người chịu trách nhiệm phải cho loại ra và có biện pháp phân biệt một cách rõ ràng, tránh đưa vào sử dụng, đồng thời thông báo cho các bên liên quan biết. Mọi chi tiết không phù hợp phải được ghi vào các tài liệu liên quan và nếu cần làm 1 bản báo cáo về hành động khắc phục. Trưởng các phòng liên quan phải được thông báo để có những hành động cần thiết tiếp theo, tiến hành việc tổng hợp và xem xét tất cả các trường hợp không phù hợp để đánh giá nguyên nhân. Nếu cần thiết, thì kết quả đánh giá nguyên nhân sẽ được trình lên lãnh đạo xem xét.

Khi thấy cần thiết, Sở sẽ tiến hành thẩm định cơ sở của người bán. Việc tổ chức, phương pháp và tiêu chuẩn thẩm định sẽ được Sở quy định cụ thể trong hợp đồng mua sắm.

Kết quả thẩm định nhà cung cấp về những sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp phải có sẵn để cho khách hàng liên quan kiểm tra khi có yêu cầu.

7.5.5.  Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.5.1. Kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ

Trưởng các phòng liên quan chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các dịch vụ và quá trình hoạt động đều được phân biệt và được thực hiện với sự kiểm soát chặt chẽ. Các điều kiện được kiểm soát bao gồm như sau:

- Các quy trình chất lượng và quy trình kỹ thuật, hướng dẫn công việc đã viết thành văn bản và đã được phê chuẩn. Quy trình và hướng dẫn công việc phải có sẵn ở nơi làm việc cho Cán bộ, công chức sử dụng khi cần thiết. Sự phù hợp với các tiêu chuẩn hoặc các yêu cầu về pháp lý có liên quan.

- Kiểm soát và bảo dưỡng một cách thích hợp đối với thiết bị máy móc.

- Xác định, lập kế hoạch và thực hiện việc thẩm định để đảm bảo hoàn thành công việc một cách thỏa mãn và phù hợp với các chỉ dẫn, tiêu chuẩn đã đề ra trước khi tiến hành những bước kế tiếp.

- Xử lý dữ liệu, thông tin liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ.

- Việc kiểm soát các hoạt động phải phù hợp với các quy trình thao tác.

Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - QT.SCT.03.

7.5.5.2. Nhận biết và xác định nguồn gốc

- Sản phẩm của Sở có theo dõi thể hiện ngày giải quyết thủ tục hành chính

- Các hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính thể hiện quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Hồ sơ lưu trữ thể hiện chất lượng và nguồn gốc.

Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - QT.SCT.03

7.5.5.3. Tài sản của khách hàng

Không áp dụng

7.5.5.4. Bảo toàn sản phẩm

Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được thiết lập điều kiện để đảm bảo không vi phạm các yêu cầu, điều kiện khi đưa vào giải quyết thủ tục hành chính. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính cũng được thiết lập các điều kiện bảo quản phù hợp, đảm bảo không suy giảm hay thay đổi về chất lượng khi đến tay khách hàng. Phòng chuyên môn giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này.

7.5.5.5. Hoạt động sau giao hàng

Sản phẩm được bảo hành, cam kết về chất lượng theo chính sách của Sở. Chính sách về giá, bảo hành, cam kết chất lượng được công bố trên website và các thông tin  của Sở.

Tài liệu tham khảo: Quy trình Giải quyết thủ tục hành chính

7.5.6. Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ

Cán bộ trực tại Trung tâm hành chính công tỉnh có trách nhiệm thực hiện việc trả kết quả đến khách hàng.

Mọi hoạt động trả kết quả phải được ghi chép lại và có xác nhận của khách hàng về chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu.

Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - QT.SCT.03

6.5.7. Kiểm soát đầu ra không phù hợp

Mọi sự không phù hợp phải được kiểm soát theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và thực hiện khắc phục, phòng ngừa theo quy trình hành động khắc phục phòng ngừa.

Hồ sơ sẽ được lưu giữ thể hiện thông tin:

- Mô tả sự không phù hợp;

- Mô tả các hành động được tiến hành;

- Mô tả tất cả các xử lý đối với sản phẩm không phù hợp;

- Xác định thẩm quyền quyết định các hành động liên quan đến sự không phù hợp.

Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - QT.SCT.03

7.6. Đánh giá kết quả hoạt động

7.6.1. Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

7.6.1.1. Theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng

Ngoài kênh thông tin theo dõi đo lường của khách hàng đối với các dịch vụ được cung cấp thông qua Trung tâm hành chính công tỉnh thì tùy từng thời điểm, Sở sử dụng phiếu đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng để tìm kiếm thông tin bao gồm cả tích cực lẫn tiêu cực liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính. Thông tin từ những dữ liệu này sẽ được phân tích và đánh giá trong kỳ xem xét lãnh đạo.

Tài liệu tham khảo: Kế hoạch Đo lường thỏa mãn khách hàng

6.6.1.2. Phân tích và đánh giá

Những dữ liệu sau đây sẽ được sử dụng để phân tích và đánh giá phục vụ cho hoạt động cải tiến:

- Sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ;

- Mức độ hài lòng của khách hàng;

- Kết quả hoạt động và hiệu lực của HTQLCL;

- Liệu rằng việc hoạch định đã được thực hiện có hiệu lực;

- Tính hiệu lực của các hành động được thực hiện để giải quyết các rủi ro và cơ hội;

- Kết quả hoạt động của các nhà cung cấp bên ngoài;

- Nhu cầu cải tiến HTQLCL do các phòng đề xuất

Tài liệu tham khảo: Kế hoạch Đo lường thỏa mãn khách hàng; Quy trình Đánh giá nội bộ

7.6.2. Đánh giá nội bộ

Nhằm đánh giáphù hợp với: Các yêu cầu của Sở đối với HTQLCL và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đồng thời khẳng định hệ thống đang được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực;

Sở Công thương thực hiện đánh giá nội bộ tần suất 12 tháng/lần. Việc tổ chức thực hiện sẽ tuân theo yêu cầu của quy trình đánh giá nội bộ.

Tài liệu tham khảo: Quy trình Đánh giá nội bộ.

7.6.3. Xem xét lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất định kỳ thực hiện xem xét lãnh đạo với tần suất 12 tháng/lần. Việc họp xem xét lãnh đạo có thể thực hiện sau các cuộc đánh giá nội bộ hoặc lồng ghép thông qua cuộc họp giao ban hàng tháng của cơ quan.

7.7. Cải tiến

7.7.1. Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Các Trưởng phòng liên quan phải:

    - Quyết định những hành động phù hợp với chủ trương của Sở nhằm khắc phục sai sót và đưa ra các biện pháp thích hợp đảm bảo hành động khắc phục được thực hiện có hiệu quả. Tất cả các hoạt động này đều phải được ghi thành hồ sơ và phải đảm bảo là tất cả các báo cáo về hoạt động khắc phục đều được thẩm tra và kết thúc hết sức nghiêm túc.

    - Theo dõi và định kỳ xem xét cách phản ánh khác nhau từ các phòng và các hồ sơ chất lượng (các kết quả đánh giá chất lượng sản phẩm, các khiếu nại, các báo cáo về hành động khắc phục, kết quả phân tích dữ liệu…) và nếu cần thì tư vấn cho lãnh đạo việc tiến hành các biện pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả sản phẩm và dịch vụ của Sở, tránh các sai sót có thể xảy ra.

    - Các Trưởng phòng có nhiệm vụ tổng hợp và phân tích đánh giá các hoạt động của phòng mình quản lý, làm thành một bản phân tích về tất cả các kết quả trong toàn Sở và báo cáo cho Giám đốc.

    - Khi xảy ra điểm không phù hợp, các phòng phải thực hiện theo quy trình Hành động khắc phục phòng ngừa, cần chú ý:

Tài liệu tham khảo: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - QT.SCT.03

7.7.2. Cải tiến liên tục

Sở cam kết thực hiện cải tiến liên tục dựa trên việc xem xét các kết quả phân tích và đánh giá, và các kết quả đầu ra từ xem xét của lãnh đạo, để xác định xem có nhu cầu hay cơ hội nào phải được giải quyết như một phần của cải tiến liên tục.

Tài liệu tham khảo: Quy trình Đánh giá nội bộ./.